Regulamin 

POLIgon 2021 Forum Uczelni Technicznych

Sielpia Wielka, 24 – 30 lipca 2021 r.

 

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Przepisy niniejszego regulaminu (zwanego dalej: „Regulaminem”) mają zastosowanie wobec uczestników Poligonu 2021 Forum Uczelni Technicznych (zwanej dalej „Poligonem”), organizowanej w Sielpi Wielkiej w dniach 24 – 30 lipca 2021 roku.
2. Organizatorem Poligonu jest Forum Uczelni Technicznych (zwany dalej: „Organizatorem”)
   z siedzibą w Gdańsku (80-222) ul. Siedlicka 4.
3. Uczestnikiem Poligonu może być osoba fizyczna posiadająca prawa studenta wydelegowana przez przewodniczącego samorządu studenckiego uczelni, zwana dalej „Uczestnikiem”.
4. Uczestnicy Poligonu zostaną zakwaterowani w kompleksie Kuźnica w Sielpi Wielkiej (zwanym dalej: „Ośrodkiem”). 

 

Zasady uczestnictwa

§ 2 

Warunkiem udziału w Poligonie jest spełnienie łącznie poniższych wymagań:

1. zgłoszenie uczestnictwa w Poligonie poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego (zwanego dalej: „Formularzem”) dostępnego na stronie internetowej Poligonu;
2. terminowe wniesienie opłat, o których mowa w § 4 na rachunek bankowy wskazany przez Organizatora na fakturze;
3. uiszczenie kaucji zwrotnej, o której mowa w § 5.
4. Brak uczestnictwa w poprzednich edycjach POLIgonu.

§ 3

1. Zgłoszenia uczestnictwa, o którym mowa w § 2 pkt. 1 należy dokonać nie później niż do dnia 5 lipca 2021 roku do godziny 23:59. Zgłoszenia wniesione po tym terminie nie będą uwzględniane, chyba że Organizator postanowi inaczej. 
2. W Poligonie może wziąć udział nie więcej niż czterech Uczestników z jednej uczelni. Do limitu nie wliczają się przedstawicieli Prezydium, Komisji Rewizyjnej Forum Uczelni Technicznych oraz przedstawiciele delegowani przez Przewodniczącego Forum Uczelni Technicznych. 
3. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza. 
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza błędnych danych Uczestnika. 
5. Wypełnienie oraz przesłanie Formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu oraz zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem i Ośrodkiem. 
6. Po przesłaniu kompletnego Formularza na wskazany przez Uczestnika adres e-mail, system rejestracyjny prześle wiadomość z wstępnym potwierdzeniem rejestracji na Poligon. 
7. Ostateczne zarejestrowanie Uczestnika następuje po wniesieniu opłaty, o której mowa w § 4.
8. Po wywiązaniu się z obowiązków, o których mowa w § 2 pkt. 1-2, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail Organizator prześle wiadomość z ostatecznym potwierdzeniem rejestracji na Poligon. 
9. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zarejestrowania Uczestnika na Poligon, informując zainteresowanego o przyczynach odmowy. 

Opłaty 

§ 4 

1. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Poligonie w dniach 24 – 30 lipca 2021 roku wynosi 700,00 zł (słownie: siedemset złotych 0/00) brutto. 
2. Koszty Poligonu obejmują: 
   a) nocleg, 
   b) wyżywienie, 
   c) uczestnictwo w panelach szkoleniowych, 
   d) ubezpieczenie NNW, 
   e) materiały i upominki konferencyjne oraz certyfikat uczestnictwa. 
3. Organizator niezwłocznie przesyła przewodniczącemu samorządu fakturę dla uczelni, z której zarejestrują się Uczestnicy. 

Kaucja 

§ 5

1. Przy rejestracji w miejscu zakwaterowania, pobierana jest od Uczestnika kaucja zwrotna w wysokości 50 zł. W przypadku nieuiszczenia kaucji, Uczestnik nie zostaje zarejestrowany w miejscu zakwaterowania oraz nie może brać udziału w Poligon. W takiej sytuacji nie przysługuje zwrot środków finansowych wpłaconych na poczet uczestnictwa w Poligon. 
2. Kaucja zostaje zwrócona przy wyrejestrowaniu się z miejsca zakwaterowania. 
3. Kaucja nie zostaje zwrócona w przypadku: 
   a) dokonania przez Uczestnika zniszczeń w mieniu Organizatora lub podmiotu administrującego miejscem zakwaterowania, 
   b) braku uczestnictwa w wybranych panelach szkoleniowych, o których mowa w § 6 ust. 1, 
   c) dyscyplinarnego usunięcia Uczestnika z Poligonu. 
4. W przypadku, gdy wartość zniszczeń, o których mowa w ust. 3 lit. a, przewyższa wartość kaucji zwrotnej, Uczestnik zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub zakupu nowych składników mienia, które zostały zniszczone. 

Uczestnictwo w szkoleniach

§ 6 

1. W dniach 24 – 30 lipca 2021 roku Uczestnik zobowiązany jest do uczestnictwa we wszystkich panelach szkoleniowych spośród wybranych przez siebie w Formularzu, w ramach przedziałów czasowych przedstawionych przez Organizatora. 
2. Udział w wybranych przez siebie panelach, Uczestnik potwierdza poprzez osobisty podpis na listach obecności w trakcie trwania paneli. 
3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany programu Poligonu, w szczególności w zakresie tematyki paneli szkoleniowych, o czym informuje na stronie internetowej Poligonu. 
4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany programu Poligonu także w dniu, w którym odbywa się Poligon, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego, kolejności debat i paneli oraz zmiany prelegentów. 

 

§ 7

1. W trakcie trwania Poligonu Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń Organizatora, ochrony oraz przedstawicieli ośrodka. 
2. Każdemu Uczestnikowi przy rejestracji w miejscu zakwaterowania zostanie wydany identyfikator, upoważniający do odpowiedniej liczby posiłków oraz do wejścia na odpowiednie panele. 

Rezygnacja 

§ 8 

1. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa z Poligonu. 
2. Rezygnacja winna być dokonana w formie pisemnej oraz przesłana do Organizatora za zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie później niż do dnia 6 lipca 2021 roku. 
3. Za dzień rezygnacji rozumie się dzień odbioru rezygnacji przez Organizatora. 
4. W przypadku rezygnacji złożonej w wyznaczonym terminie, Organizator zwraca uiszczoną opłatę za Poligon w terminie 30 dni od dnia rezygnacji. 
5. W przypadku złożenia rezygnacji po wyznaczonym terminie, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zwrotu uiszczonej opłaty za Poligon. 

Środki dyscyplinujące

§ 9

1. Nieodpowiednie zachowanie Uczestnika podczas Poligonu, w szczególności niestosowanie się do poleceń osób wymienionych w § 7, nadużywanie alkoholu, stosowanie środków odurzających, których posiadanie, produkcja, przetwarzanie, przewóz i obrót są w Polsce nielegalne, bądź inne zachowania nieobyczajne, a także zachowania stwarzające zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa Uczestnika bądź innych Uczestników stanowią podstawę do zastosowania środków dyscyplinujących: 
   a) powiadomienie władz uczelni na której studiuje Uczestnik, o zachowaniu Uczestnika; 
   b) powiadomienia właściwych organów ścigania; 
   c) niezwłocznego dyscyplinarnego usunięcia uczestnika z Poligonu. 
2. O zastosowaniu środka dyscyplinującego, w tym także o jego rodzaju, decyduje Organizator. 
3. Organizator może zdecydować o zastosowaniu wszystkich środków dyscyplinujących łącznie. 
4. W sytuacji rażąco nieodpowiedniego zachowania Uczestnika stwarzającego zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa Uczestnika bądź innych Uczestników, ochrona oraz przedstawiciele Ośrodka mogą podjąć właściwą interwencję bez powiadamiania Organizatora. 
5. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wszelkich regulacji Ośrodka w tym zasad bezpieczeństwa określonych wewnętrznymi przepisami Ośrodka.

Ochrona danych osobowych i wizerunku

§ 10

1. Dane osobowe uczestników Poligonu są przetwarzane w zgodzie z ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Szczegóły ich przetwarzania opisuje klauzula informacyjna stanowiąca załącznik 1 do niniejszego regulaminu.   
2. Uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie oraz nieodpłatne, wielokrotne, rozpowszechnianie jego wizerunku poprzez zdjęcia i materiały wideo wykonane podczas Poligonu w celach promocyjnych i reklamowych Forum Uczelni Technicznych. Jednocześnie oświadcza, że ww. materiały z jego udziałem nie naruszają jego dóbr osobistych.
3. Zgoda z ust. 2 nie jest ograniczona czasowa ani terytorialne i dotyczy wszelkich materiałów foto-wideo z udziałem uczestnika wykonanych podczas Poligonu. Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne

Odpowiedzialność materialna Uczestnika

§ 11

1. Uczestnicy ponoszą pełną osobistą odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie szkody wyrządzone zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Poligonem, jak również w miejscach zakwaterowania. 
2. Podstawą odszkodowania będzie protokół sporządzany przez przedstawiciela Ośrodka lub przewoźnika i Uczestnika przy obecności Organizatora. 
3. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez Uczestnika protokół podpisze Organizator. Odmowa podpisania protokołu nie zwalnia sprawcy z poniesienia odpowiedzialności.
4. Odszkodowanie zostanie ustalone według stanu na dzień zniszczenia i według ceny na dzień zapłaty. 
5. Uczestnik wyraża zgodę na przekazanie Ośrodkowi swoich danych niezbędnych do wyegzekwowania przez Ośrodek należności odszkodowawczych. 

Zachowanie środków ostrożności przez Uczestnika

§ 12

1. Uczestnicy zobowiązani są do korzystania z maseczek ochronnych oraz z płynu do dezynfekcji rąk zapewnionych przez Organizatora. 
2. Wymagane jest stosowanie się do obowiązujących obostrzeń.

Postanowienia końcowe 

§ 13

1. Kwestie nieuregulowane w Regulaminie oraz wszelkie wątpliwości interpretacyjne związane ze stosowaniem Regulaminu rozstrzygane są przez Organizatora. 
2. Regulamin oraz zmiany w Regulaminie podlegają ogłoszeniu na stronie internetowej Poligonu. 
3. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Poligon w każdym momencie jego trwania, bez podania przyczyny. 
4. W przypadku, gdy Poligon nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników. Zwrot opłaty następuje na konto bankowe wskazane przez Uczestnika w terminie 30 dni od dnia, w którym Organizator otrzymał od Uczestnika odesłaną, podpisaną przez upoważnioną osobę kopię faktury korygującej. 
5. W przypadku, gdy Poligon nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Poligonie. 
6. Wypełnienie oraz przesłanie Formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu oraz zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem i Ośrodkiem. 
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Poligonie spowodowany siłą wyższą lub wywołany z winy uczestnika. 
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Poligonu. 
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za życie i zdrowie Uczestników Poligonu. 
10. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu, o czym niezwłocznie poinformuje Uczestników.

Załącznik 1

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych osób rejestrujących się na obóz szkoleniowy POLIgon Forum Uczelni Technicznych (dalej: Poligon FUT)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Forum Uczelni Technicznych z siedzibą w Gdańsku przy ul. Siedlickiej 4.
2. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.
3. Dane osobowe zarejestrowanych uczestników będą przetwarzane w celu organizacji Poligonu FUT (na podstawie wyrażonej w formularzu rejestracyjnym zgody na to (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Dane osobowe zarejestrowanych uczestników będą przetwarzać organizatorzy danego Zjazdu FUT (dalej: Organizatorzy). Kontakt do Organizatorów jest podany na stronie poligon.fut.edu.pl Ponadto dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym, w szczególności hotelom (w celu umożliwienia zakwaterowania uczestników), brokerom i firmom ubezpieczeniowym czy też innym obiektom usługowym w szczególności w celu umożliwienia zarezerwowania ich na określony termin lub transportu. Szczegóły w tym zakresie można uzyskać u Organizatorów.
5. Dane osobowe zarejestrowanych uczestników będą przetwarzane do momentu przekazania uczestnikom ostatnich informacji związanych z Poligonem FUT (nie wcześniej niż po jego zakończeniu). Po zakończeniu przetwarzania dane mogą zostać usunięte lub zanonimizowane (celem zachowania informacji kluczowych do opracowania statystyk).
6. Każdy z uczestników ma prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. usunięcia swoich danych osobowych,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez poinformowanie o tym Organizatorów – jeżeli taka zgoda została wyrażona,
6. przenoszenia swoich danych osobowych,
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, zgodnie z art. 21 RODO.

Niezależnie od powyższego każdy z uczestników może wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowy (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna, że przetwarzanie jego/jej danych osobowych narusza przepisy rozporządzenia wskazanego na wstępie.

7. Podanie danych osobowych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale wymagane do wzięcia udziału w Poligonie FUT.
8. Dane osobowe uczestników nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
9. Dane osobowe uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) tak, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje.