Regulamin

POLIgon 2020 Forum Uczelni Technicznych

Serock 2 – 12 sierpnia 2020

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Przepisy niniejszego regulaminu (zwanego dalej: „Regulaminem”) mają zastosowanie wobec uczestników Poligonu 2020 Forum Uczelni Technicznych (zwanej dalej „Poligonem”), organizowanej w Serocku w dniach 2 – 12 sierpnia 2020 roku.

2. Organizatorem Poligonu jest Forum Uczelni Technicznych (zwany dalej: „Organizatorem”)
z siedzibą w Łodzi (90-924) przy al. Politechniki 3a.

3. Uczestnikiem Poligonu może być osoba fizyczna posiadająca prawa studenta wydelegowana przez przewodniczącego samorządu studenckiego uczelni, zwana dalej „Uczestnikiem”.

4. Uczestnicy Poligonu zostaną zakwaterowani w centrum konferencyjnym Green Park w Serocku (zwanym dalej: „Ośrodkiem”).

Zasady uczestnictwa

§ 2

Warunkiem udziału w Poligonie jest spełnienie łącznie poniższych wymagań:

1. zgłoszenie uczestnictwa w Poligonie poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego (zwanego dalej: „Formularzem”) dostępnego na stronie internetowej Poligonu;

2. terminowe wniesienie opłat, o których mowa w § 4 na rachunek bankowy wskazany przez Organizatora na fakturze;

3. uiszczenie kaucji zwrotnej, o której mowa w § 7.

§ 3

1. Zgłoszenia uczestnictwa o którym mowa w § 2 pkt. 1 należy dokonać nie później niż do dnia 15 lipca 2020 roku do godziny 23:00. Zgłoszenia wniesione po tym terminie nie będą uwzględniane, chyba że Organizator postanowi inaczej.

2. W Poligonie może wziąć udział nie więcej niż czterech Uczestników z jednej uczelni, chyba że po upływie terminu zgłaszania uczestników pozostaną wolne miejsca. Do limitu nie wliczają się przedstawicieli Prezydium, Komisji Rewizyjna Forum Uczelni Technicznych oraz przedstawiciele delegowani przez Przewodniczącego Forum Uczelni Technicznych.

3. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza błędnych danych Uczestnika.

5. Wypełnienie oraz przesłanie Formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu oraz zobowiązanie się przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem i Ośrodkiem.

6. Po przesłaniu kompletnego Formularza, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail, system rejestracyjny prześle wiadomość z wstępnym potwierdzeniem rejestracji na Poligon.

7. W przypadku rejestracji kilku Uczestników z jednej uczelni spośród wszystkich z nich jeden musi zostać wskazany w Formularzu jako szef delegacji.

8. Ostateczne zarejestrowanie Uczestnika następuje po wniesieniu opłaty, o której mowa w § 4 lub przesłaniu oświadczenia, o którym mowa w §5.

9. Po wywiązaniu się z obowiązków, o których mowa w § 2 pkt 1-2, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail Organizator prześle wiadomość z ostatecznym potwierdzeniem rejestracji na Poligon.

10. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zarejestrowania Uczestnika na Poligon, informując zainteresowanego o przyczynach odmowy.

Opłaty

§ 4

1. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Poligonie w dniach 2 – 7 lub 7 – 12 sierpnia 2020 roku wynosi 650,00 zł (słownie: sześćset pięćdziesiąt złotych 0/00) brutto.

2. Uczestnik może skorzystać z oferty rozszerzonej. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Poligonie w wersji rozszerzonej wynosi 750,00 zł (słownie: siedemset pięćdziesiąt złotych 0/00) brutto.

3. Koszty Poligonu obejmują:

a) nocleg,

b) wyżywienie,

c) uczestnictwo w panelach szkoleniowych oraz debatach,

d) ubezpieczenie NNW,

e) materiały i upominki konferencyjne oraz certyfikat uczestnictwa.

4. Organizator niezwłocznie przesyła szefowi delegacji fakturę dla uczelni, z której zarejestrują się Uczestnicy. W przypadku zarejestrowania uczestników z jednej uczelni w różnych terminach, organizator zastrzega możliwość wystawienia odrębnych faktur dla osób zarejestrowanych w poszczególnych dniach.

Kaucja

§ 5

1. Przy rejestracji w miejscu zakwaterowania, pobierana jest od Uczestnika kaucja zwrotna w wysokości 50zł. W przypadku nieuiszczenia kaucji, Uczestnik nie zostaje zarejestrowany w miejscu zakwaterowania oraz nie może brać udziału w Poligon. W takiej sytuacji nie przysługuje zwrot środków finansowych wpłaconych na poczet uczestnictwa w Poligon.

2. Kaucja zostaje zwrócona przy wyrejestrowaniu się z miejsca zakwaterowania.

3. Kaucja nie zostaje zwrócona w przypadku:

a) dokonania przez Uczestnika zniszczeń w mieniu Organizatora lub podmiotu administrującego miejscem zakwaterowania,

b) braku uczestnictwa w wybranych panelach szkoleniowych, o których mowa w § 8 ust. 1,

c) dyscyplinarnego usunięcia Uczestnika z Poligonu.

4. W przypadku, gdy wartość zniszczeń, o których mowa w ust. 4 lit. a, przewyższa wartość kaucji zwrotnej, Uczestnik zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub zakupu nowych składników mienia, które zostały zniszczone.

Uczestnictwo w szkoleniach

§ 6

1. W dniach od 2 do 12 sierpnia 2020 roku, Uczestnik zobowiązany jest do uczestnictwa we wszystkich panelach szkoleniowych spośród wybranych przez siebie w Formularzu, w ramach przedziałów czasowych przedstawionych przez Organizatora.

2. Udział w wybranych przez siebie panelach, Uczestnik potwierdza poprzez osobisty podpis na listach obecności w trakcie trwania paneli.

3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany programu Poligonu, w szczególności w zakresie tematyki paneli szkoleniowych, o czym informuje na stronie internetowej Poligonu.

4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany programu Poligonu także w dniu, w którym odbywa się Poligon, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego, kolejności debat i paneli oraz zmiany prelegentów.

§ 7

1. W trakcie trwania Poligonu Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń Organizatora, ochrony oraz przedstawicieli ośrodka.

2. Każdemu Uczestnikowi przy rejestracji w miejscu zakwaterowania zostanie wydany identyfikator, upoważniający do odpowiedniej liczby posiłków oraz do wejścia na odpowiednie panele.

Rezygnacja

§ 8

1. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa z Poligonu.

2. Rezygnacja winna być dokonana w formie pisemnej oraz przesłana do Organizatora za zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie później niż do dnia 16 lipca 2020 roku.

3. Za dzień rezygnacji rozumie się dzień odbioru rezygnacji przez Organizatora.

4. W przypadku rezygnacji złożonej w wyznaczonym terminie, Organizator zwraca uiszczoną opłatę za Poligon w terminie 30 dni od dnia rezygnacji.

5. W przypadku złożenia rezygnacji po wyznaczonym terminie, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zwrotu uiszczonej opłaty za Poligon.

Środki dyscyplinujące

§ 9

1. Nieodpowiednie zachowanie Uczestnika podczas Poligonu, w szczególności niestosowanie się do poleceń osób wymienionych w §9, nadużywanie alkoholu, stosowanie środków odurzających, których posiadanie, produkcja, przetwarzanie, przewóz i obrót są w Polsce nielegalne, bądź inne zachowania nieobyczajne, a także zachowania stwarzające zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa Uczestnika bądź innych Uczestników stanowią podstawę do zastosowania środków dyscyplinujących:

a) powiadomienie władz uczelni na której studiuje Uczestnik, o zachowaniu Uczestnika;

b) powiadomienia właściwych organów ścigania;

c) niezwłocznego dyscyplinarnego usunięcia uczestnika z Poligonu.

2. O zastosowaniu środka dyscyplinującego, w tym także o jego rodzaju, decyduje Organizator.

3. Organizator może zdecydować o zastosowaniu wszystkich środków dyscyplinujących łącznie.

4. W sytuacji rażąco nieodpowiedniego zachowania Uczestnika stwarzającego zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa Uczestnika bądź innych Uczestników, ochrona oraz przedstawiciele Ośrodka mogą podjąć właściwą interwencję bez powiadamiania Organizatora.

5. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wszelkich regulacji Ośrodka w tym zasad bezpieczeństwa określonych wewnętrznymi przepisami Ośrodka.

Ochrona danych osobowych i wizerunku

§ 10

1. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833.) Organizator Poligonu nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestników traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.

2. Na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833.) Organizator informuje, że podane przez Uczestnika dobrowolnie dane osobowe będą przetwarzane przez administratora danych, którym jest umożliwienia przeprowadzenia procesu organizacji Poligon. Przetwarzane przez dane osobowe nie będą udostępniane odbiorcom, w rozumieniu art. 7 pkt. 6 wspomnianej ustawy, z zastrzeżeniem § 15 ust. 5.

3. Uczestnikowi przysługuje prawo do wglądu do swoich danych oraz do ich poprawiania.

4. Rejestracja na Poligon jest prowadzona z przestrzeganiem zasad Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

5. Na wypadek wykonania przez Organizatora materiałów, na których zostanie utrwalony wizerunek Uczestnika, Uczestnik zezwala na rozpowszechnianie swojego wizerunku przez Organizatora oraz przez inne osoby lub podmioty na zlecenie Organizatora dla celów reklamowych, promocyjnych i marketingowych, w tym na obrót egzemplarzami, na których utrwalono ten wizerunek, oraz na zwielokrotnianie wizerunku wszelkimi dostępnymi technikami i metodami, rozpowszechnianie oraz publikowanie, także wraz z wizerunkami innych osób.

6. Uczestnicy wyrażają zgodę na przygotowanie identyfikatorów imiennych, na których zostaną zamieszczone następujące informacje: imię i nazwisko Uczestnika, nazwa uczelni.

Odpowiedzialność materialna Uczestnika

§ 11

1. Uczestnicy ponoszą pełną osobistą odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie szkody wyrządzone zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Poligonem, jak również w miejscach zakwaterowania.

2. Podstawą odszkodowania będzie protokół sporządzany przez przedstawiciela Ośrodka lub przewoźnika i Uczestnika przy obecności Organizatora.

3. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez Uczestnika protokół podpisze Organizator. Odmowa podpisania protokołu nie zwalnia sprawcy z poniesienia odpowiedzialności.

4. Odszkodowanie zostanie ustalone według stanu na dzień zniszczenia i według ceny na dzień zapłaty.

5. Uczestnik wyraża zgodę na przekazanie Ośrodkowi swoich danych niezbędnych do wyegzekwowania przez Ośrodek należności odszkodowawczych.

Zachowanie środków ostrożności przez Uczestnika

§ 12

1. Uczestnicy zobowiązani są do korzystania z maseczek ochronnych oraz z płynu do dezynfekcji rąk zapewnionych przez Organizatora.

2. Wymagane jest zachowanie dystansu społecznego wynoszącego 2 metry między osobami.

3. Uczestnicy mają zakaz opuszczania terenu ośrodka szkoleniowego. W przypadku potrzeby zakupu artykułów spożywczych mają obowiązek skontaktować się z Organizatorem, który zapewni wszelkie potrzebne rzeczy.

Postanowienia końcowe

§ 13

1. Kwestie nieuregulowane w Regulaminie oraz wszelkie wątpliwości interpretacyjne związane ze stosowaniem Regulaminu rozstrzygane są przez Organizatora.

2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w Regulaminie.

3. Regulamin oraz zmiany w Regulaminie podlegają ogłoszeniu na stronie internetowej Poligonu.

4. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Poligon w każdym momencie jego trwania, bez podania przyczyny.

5. W przypadku, gdy Poligon nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników. Zwrot opłaty następuje na konto bankowe wskazane przez Uczestnika w terminie 30 dni od dnia, w którym Organizator otrzymał od Uczestnika odesłaną, podpisaną przez upoważnioną osobę kopię faktury korygującej.

6. W przypadku, gdy Poligon nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Poligonie.

7. Wypełnienie oraz przesłanie Formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu oraz zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem i Ośrodkiem.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Poligon spowodowane siłą wyższą lub wywołane z winy uczestnika.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Poligonu.

10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za życie i zdrowie Uczestników Poligonu.

11. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu, o czym niezwłocznie poinformuje Uczestników.